OfficeTools Funktionen

Hände tippen auf einem Notebook | Quelle: Pexels

 

Hier finden Sie alle Funktionen der OfficeTools nach Bereichen gegliedert. Bei den Funktionsbeschreibungen sehen Sie die benötigten Mausklicks im Vergleich von PowerPoint und den OfficeTools ("Click-to-Target").

•  Vorlagen und OfficeTools-Handbuch
•  Funktionen für Folien und Präsentation
•  Markierungsfunktionen
•  Einfügen in Folien
•  Funktionen für Größe und Position von Objekten
•  Justierung von Winkel und Radien
•  Weitere nützliche Einstellungen und Funktionen

Zusätzliche Funktionen und weitere Anpassungsmöglichkeiten für Templates finden Sie auf der Seite Einstellungen anpassen.

Effektivitätsvergleich mit Click-to-Target-Methode

Bei der Vergleichsmethode "Click to Target" wird die Anzahl der Mausklicks bis zum Erreichen des gewünschten Ergebnisses gezählt.

Bei den nachfolgenden Funktionen sehen Sie die benötigten Mausklicks mit PowerPoint ohne die OfficeTools und rechts daneben mit den SimplePoint OfficeTools.

Beispiel: 5 Agenda-Punkte

Anzahl Mausklicks
422+

Menüauswahl für Vorlagen.

Zugriff auf Ihre PowerPoint-Vorlagen

In dem Vorlagen-Menü können Sie ohne Umwege auf ihre hinterlegten Folienvorlagen zugreifen (z.B. Konzeptvorlagen). Die Menüpunkte öffnen die entsprechend hinterlegten PowerPoint-Dateien. Ausgewählte Folien oder Folieninhalte können so direkt in andere Dateien kopiert werden. 

Anzahl Mausklicks
5+2
Handbuch in deutsch und englisch (Symbolabbildung)

OfficeTools Handbuch

Mit dem papierlosen Handbuch und den darin erklärenden Movies haben Sie die Hilfen für alle Funktionen und Einstellungen immer griffbereit.
Das Handbuch öffnet sich direkt in PowerPoint, dient zum gezielten Nachschlagen und ist gleichzeitig eine Schulungsunterlage für Ihre Mitarbeiter.

Anzahl Mausklicks
– 2

Folien per E-Mail versenden.

Folien per E-Mail versenden

Sie markieren die Folien, die verschickt werden sollen und wählen die Funktion E-Mail. Die ausgewählten Folien werden in eine neue Datei verpackt und dann wird in Ihrem E-Mailprogramm eine neue Mail erzeugt und die neue Datei angehängt. Der Betrefftext der E-Mail erhält automatisch den Dateinamen der Ursprungsdatei. 

Anzahl Mausklicks
9+2
Agendasatz erstellen oder aktualisieren.

Agenda erstellen oder aktualisieren

Mit der Funktion Agenda können Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen und aktualisieren. Abhängig von der Anzahl der Agendapunkte werden entsprechend viele Zwischenblätter/​-folien erstellt und ggfs. farblich hinterlegt. Textänderungen werden auf Knopfdruck bei allen Agenda-Folien übernommen.

Neu: Auf Wunsch werden die Seitenzahlen der Agenda-Abschnitte auf dem Übersichtsblatt und auf allen Agenda-Seiten angezeigt und beim Verändern der Folienreihenfolge automatisch aktualisiert.

Anzahl Mausklicks
422+
Seitenmarkierungen einfügen oder entfernen.

Seitenmarkierungen

Slide Marker erstellt aus den aktuellen Seitenzahlen auf allen Folien statische Seitennummern, die auch bei einer Umsortierung der Folien erhalten bleiben. Ideal für Teams, die gemeinsam an Präsentationen arbeiten und einzelne/​mehrere Folien austauschen möchten.

Beispiel: 10 Folien
501
Transparente Formen markieren.

Transparente Formen markieren

Die Funktion Transp. Shapes identifiziert und markiert alle Formen, deren Füllfarbe teilweise auf durchsichtig gestellt ist. Mit einem weiteren Klick werden die Farben wieder auf 100% Deckkraft gesetzt.
Durch Entfernen der Transparenz werden Druckfehler (Streifen, unscharfe Schriften etc.) im Großformatdruck bei diesen Objekten vermieden.

Anzahl Mausklicks
9+2
Löschen von Animationen, Notizen oder Texten.

Animationen, Notizen, Texte entfernen

Mit Delete, Animations können vorhandene Animationen in Folien sehr einfach entfernt werden. Mit Delete, Notes werden vorhandene Notizen entfernt. Die beiden Funktionen können bei einzelnen oder allen markierten Folien angewendet werden.
Text entfernt Texte aus den markierten Formen ohne die eingestellten Text- oder Form-Eigenschaften (z.B. Schriftart, -stil, -größe, Aufzählung, Farben etc.) zu entfernen.

Anzahl Mausklicks
413+
Handbuch in deutsch und englisch (Symbolabbildung)

PowerPoint Slideshow ohne Fußzeilen

Mit Slideshow starten Sie eine PowerPoint Bildschirmpräsentation ohne die häufig störenden Fußzeilen (Copyright-Hinweis, Dateiname etc.).
Damit Sie während der Präsentation den Überblick behalten, bleiben die Seitenzahlen auf den Folien erhalten.

Anzahl Mausklicks
9+1
Neue Präsentation für Großformatdrucke (Businessplots) erstellen.

Datei für Großformatdruck einrichten

Page Format berechnet komfortabel die Formateinstellungen für großformatige Ausdrucke (Business-Plots) und erstellt auf Knopfdruck eine entsprechend leere Präsentation aus ihrer Vorlage. Sie wählen einfach die DIN-Größe und die Länge des gewünschten Business-Plots.

Anzahl Mausklicks
5+2+
Logo auf allen Folien einfügen.

Logos einfügen

Mit Insert Logo können z.B. Kunden-/​Projektlogos oder Formen an zwei definierten Positionen, entweder auf der aktuellen Folie oder auf allen Folien, platziert werden.

Dabei wird das Logo automatisch auf die jeweils vorgegebene Größe skaliert und an der entsprechenden Position platziert.

Logo auf allen Seiten einfügen (Master)
9+2+

Objekte oder Texte hervorheben.

Formen/Texte farblich hervorheben

Emphasize ändert auf Knopfdruck die Füllfarbe eines markierten Zeichenobjektes in die vorgebene Farbe. Mit der gleichen Funktion werden markierte Textabschnitte entsprechend einer weiteren Einstellung farblich geändert. Auf Wunsch wird der Text dann noch fett und/​oder kursiv.

Anzahl Mausklicks
3+1
Formen des gleichen Typs, Füllfarbe oder mit der gleichen Randeinstellung markieren.

Formen automatisch markieren

Die drei Funktionen markieren auf einer Folie alle Formen mit den gleichen Eigenschaften, die Sie dann gleichzeitig verändern können.

Type markiert alle Formen des gleichen Typs (z.B. Kreise, Fotos, Texte etc.).

Fill markiert alle Formen mit der gleichen Füllfarbe.
Mit Outline werden alle Formen mit der identischen Rahmenfarbe markiert.

Anzahl Mausklicks
6+1

Funktionale Textboxen einfügen.

Funktionale Textboxen einfügen

Text ermöglicht das Einfügen von beliebig vielen funktionalen Textfeldern. Eventuell vorhandene Aufzählungsebenen können komfortabel ein-/​ausgerückt und in der Reihenfolge getauscht werden.
Da die Texteinstellungen aus der jeweils geöffneten Datei stammt, haben Sie immer die korrekten Aufzählungsebenen.

Anzahl Mausklicks
–1
Einfügen von vordefinierten Tabellen.

Definierte Tabellen einfügen

Table fügt eine von zwei Tabellenarten ein, die Ihren zuvor eingestellten Definitionen entspricht: Kalendertyp oder Normal.

Sie geben die Zahl der Zeilen und Spalten und eventuell die Schriftgröße an. Und wenn Sie eine Aufzählungsebene in den Zellen benötigen, gibt es die auch per Knopfdruck.

Anzahl Mausklicks
13+2+
Einfügen eines Stickers (Virtueller Aufkleber).

Virtueller "Aufkleber" oder Sticker

Mit Sticker wird ein ausgewählter oder individueller Text automatisch an einer vordefinierten Position — auf einer oder mehreren Folien gleichzeitig — eingefügt, geändert oder entfernt. Die Stickertexte im Auswahlmenü werden automatisch auf die eingestellte Sprache der Rechtschreibprüfung umgestellt (deutsch, englisch und französisch).

Anzahl Mausklicks
14+2
Einfügen von Fußnoten.

Fußnoten einfügen

Mit Footnote wird eine hochgestellte Fußnotenziffer an der Cursorposition im Text eingefügt. Der eingegebene Fußnotentext wird mit vorangestellter Ziffer im Quellentextfeld eingefügt. Weitere Fußnoten werden durchgehend numeriert und erscheinen jeweils unter der letzten Fußnote.

Das Textfeld für die Fußnote erscheint immer an der gleichen, einmal vordefinierten Position.

Anzahl Mausklicks
10+2
Einfügen von Quellen.

Quellen einfügen

Source erzeugt ein Textfeld mit dem eingegebenen Text und vorangestelltem "Quelle:". Ist die Rechtschreibprüfung auf englisch oder französisch eingestellt, erscheint an der Stelle das Wort "Source:". Nachträglich eingegebene Quellen werden automatisch mit einem Semikolon getrennt.

Das Textfeld der Quelle erscheint immer an der gleichen vordefinierten Position.

Anzahl Mausklicks
8+2
Abfolgepfeil erstellen.

Richtungspfeile Right und Down

Right erstellt neben einen markierten Objekt einen Abfolgepfeil nach rechts in der Höhe des zuvor markierten Objektes. Werden mehrere Objekte markiert, wird ein Pfeil in der Gesamthöhe aller Objekte erzeugt. Bei zusätzlich gedrückter Hochstell-/​​Shift-Taste wird für jedes Objekt ein separater Pfeil erstellt.

Mit Down erstellen Sie Abfolgepfeile nach unten.

Anzahl Mausklicks
12+1+
Zwei Objekte mit Zoom verbinden.

Zoom

Zoom verbindet auf Knopfdruck zwei markierte Objekte mit einem Polygon/​Zoom und gruppiert diese. Die einzelnen Objekte können in der Gruppierung beliebig verschoben/​verändert werden und der Zoom wird automatisch angepasst.

Anzahl Mausklicks
231

Objektgrösse und Position merken.

Objektgröße und Position merken

Mit Memorize wird die Größe und gleichzeitig die aktuelle Position eines Objektes „gespeichert“ und kann mit den nebenstehenden Funktionen auf beliebig viele Objekte übertragen werden. Die gemerkten Eigenschaften können solange auf beliebig vielen Folien und in anderen Dateien verwendet werden, bis PowerPoint geschlossen wird.

Anzahl Mausklicks
6+1
Objektgrösse übertragen.

Objektgröße übertragen

Height, Width und Both übertragen die jeweiligen Abmessungen auf die markierten Objekte von einem zuvor mit Memorize gemerkten Objekt.

Die drei Funktionen können solange in anderen Folien oder in anderen Präsentationen verwendet werden, bis PowerPoint beendet wird.

Anzahl Mausklicks
13+1
Markiertes Objekt an gemerkter Position ausrichten.

Übertragen von Objekt-Positionen

Die neun Positionsknöpfe verschieben die markierten Objekte auf einer Folie an die Position des zuvor mit Memorize gemerkten Objektes.

Das Übertragen von gemerkten Positionen kann solange in anderen Folien oder Präsentationen verwendet werden, bis PowerPoint beendet wird.

Anzahl Mausklicks
13+1

Winkel von Pfeilspitzen oder Radius von runden Objekten merken.

Winkel oder Radius anpassen

Mit Remember merken Sie sich den Winkel oder den Radius eines Objektes und übertragen ihn mit der Funktion Apply auf andere Objekte gleichen Typs. Mit Apply Slide übertragen Sie die Einstellung auf alle Objekte des Typs, auf die gesamte Folie oder alle ausgewählten Folien.

In PowerPoint nicht verfügbar
–2

Sprachauswahl für die Rechtschreibprüfung.

Rechtschreibprüfung umstellen

Die OfficeTools-Funktion Set Language stellt die geöffnete Datei mit zwei Mausklicks komplett auf die gewünschte Rechtschreibprüfung um. Gleichzeitig werden die verfügbaren Stickertexte auf diese Sprache umgestellt (DE, EN oder FR).

Wer häufig mit Dokumenten und wechselnden Sprachen arbeitet, wird die Arbeitserleichterung besonders schätzen. Die Premium-Version unterstüzt alle installierten Sprachen.

Anzahl Mausklicks
7+2
Schutz der Fußzeilen vor dem versehentlichen Verschieben.

Geschüzte Fußzeilen

Mit eingeschaltetem Protect Footer sind die Fußzeilenfelder (Seitenzahl, Dateiname, Copyright) geschützt und können nicht mehr versehentlich markiert oder verschoben werden.

Bei ausgeschaltetem Fußzeilenschutz können die Elemente wie gehabt verändert werden.

In PowerPoint nicht verfügbar
–0
Abschalten der OfficeTools.

OfficeTools temporär abschalten

Bei Bedarf können Sie die OfficeTools einfach mit Disable Tools ausschalten.

Dateiname der Präsentation.

Dateiname im Dokument

Damit ein Dokument anhand eines Ausdrucks wieder gefunden werden kann, wird automatisch beim Speichern eines Dokumentes der Dateiname in die Datei übernommen. Je nach Einstellung wird der Dateiname auf den Seiten dargestellt und mitgedruckt. Der Dateiname kann in dem PowerPoint-Fußzeilenfeld oder einem selbst definierten Textfeld dargestellt werden.

Anzahl Mausklicks
4+0
Sprachumstellung der OfficeTools-Beschriftungsknöpfe.

OfficeTools Spracheinstellung

Die Anzeigesprache für die Funktionsbeschriftungen kann unabhängig von der installierten und verwendeten Microsoft Office-Sprache in deutsch oder englisch eingestellt werden.

Die Tooltips, Hilfetexte und das Handbuch werden dann ebenfalls in der gewünschten Sprache angezeigt.

Markierte Folien mit Save Slides speichern.

Markierte Folien separat speichern

Mit Save Slides können Sie schnell alle markierten Folien unter einem neuen Dateinamen speichern. Der Dateiname kann angegeben werden oder er wird automatisch von der aktuellen Datei übernommen und mit der Uhrzeit ergänzt. Anschließend wird die erstellte Datei geöffnet, damit Sie noch Änderungen machen können. Die Quelldatei bleibt in PowerPoint geöffnet.

Die Funktion ist geeignet um einen Zwischenstand zu speichern oder einzelne Folien weiterzugeben ohne die Originaldatei schließen zu müssen.

Anzahl Mausklicks
8+2+
Druckeinstellungen fest vorgeben.

Druckeinstellungen fest vorgeben

Mit den Druckoptionen vereinfachen Sie das Drucken: Mit Current Slide wird generell nur noch die aktuelle Folie ausgedruckt. Möchten Sie mehrere Folien ausdrucken, stellen Sie dies wie bisher ein.

Scale to fit paper skaliert beim eingestellten Papierformat den Druck auf die maximal mögliche Druckgröße z.B. für Großformatdrucke (Business-Plots).

Mit Hidden Slides werden z.B. ausgeblendete Back-Up Folien immer ausgedruckt, wenn sie ausgewählt werden, ohne dass Sie jedesmal die Druckeinstellungen ändern müssen.

Das Einstellungsfenster der OfficeTools Premium.

Anpassen der OfficeTools

Das Einstellungsfenster ermöglicht die komfortable Änderung der OfficeTools-Eigenschaften, Funktionen und der Objekte die mit den Funktionen eingefügt werden.

Die Einstellungen können für unterschiedliche Präsentationsstandards exportiert oder importiert werden.

Sie können die Einstellungen auch direkt in eine PowerPoint-Vorlage oder Datei speichern. So haben alle OfficeTools-Benutzer beim Öffnen der Datei automatisch Ihre OfficeTools-Einstellungen.

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